Bukti Transaksi dan Jenis-jenisnya

Bukti transaksi bisa kita artikan sebagai sumber yang sah, baik itu berupa catatan atau dokumen lain yang memberikan keterangan kepada kita tentang adanya kegiatan bisnis seperti adanya jual beli atau penerimaan dan pengeluaran dana.

Dalam kamus KBBI transaksi adalah bentuk persetujuan jual-beli dalam kegiatan perdagangan antar pihak pembeli dan juga pihak penjual. Transaksi juga dapat kita artikan segala aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta dan atau keuangan perusahaan.

Baca juga : Persamaan Dasar Akuntansi

Fungsi Bukti Transaksi

Dalam hukum perdata ada beberapa hal yang dapat menjadi bukti, yaitu; (Baca : KUHPerdata Pasal 1866)

1. Bukti Tertulis/Surat,
2. Saksi,
3. Persangkaan,
4. Pengakuan,
5. Sumpah.

Akan tetapi bukti tertulis mendapat urutan yang nomor satu karena mempunyai nilai efisiensi serta efektif.

Dokumen ini selalu menjadi dasar pencatatan akuntansi. Karena menyajikan informasi keuangan, serta informasi tentang pihak-pihak yang bertanggung jawab. Selain itu juga dengan mengetahui informasi yang dibawakan menimbulkan keabsahan transaksi.

Lebih dari itu dokumen yang sah ini juga dapat menjadi alat pemeriksaan, yaitu mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan keuangan, serta menghindari penyelewengan kekayaan perusahaan.

Sehingga setiap kegiatan bisnis yang tercatat dalam dokumen yang sah ini memudahkan untuk pembuatan laporan keuangan perusahaan.

Kita juga mendapatkan keefisienan dalam pencatatan keuangan yaitu menghindarkan kita dari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Sehingga pencatatan keuangan menjadi lebih akurat.

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Apabila kita lihat dari asal atau sumbernya, maka bukti transaksi bisa kita bedakan menjadi dua;

Bukti Transaksi Internal

Yaitu dokumen pencatatan transaksi yang hanya melibatkan bagian-bagian dalam perusahaan dan atau berguna untuk keperluan internal perusahaan. Beberapa contohnya antara lain adalah;

• Dokumen kas masuk yaitu dokumen yang menyatakan perusahaan menerima uang.

• Dokumen kas keluar yaitu dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan telah mengeluarkan sejumlah uang. misalnya gaji karyawan, kasbon karyawan dan lain-lain.

• Memo yaitu dokumen yang dari manajer bagian pembukuan untuk lingkungan perusahaan, biasanya berkaitan dengan penyusutan aset tetap, pemakaian perlengkapan, penggunaan bahan baku, dan pengambilan barang.

Bukti Transaksi Eksternal

Merupakan dokumen alat bukti transaksi yang melibatkan pihak luar. Beberapa alat bukti eksternal antara lain;

1. Kwitansi

adalah bukti pembayaran uang yang dari pihak penerima uang dan tertera tandatangan oleh kedua belah pihak. Dokumen ini biasanya berisi nomor transaksi, tanggal, nama penyetor dana, keterangan jumlah setoran, serta tanda tangan kedua belah pihak.

2. Faktur

adalah dokumen pencatatan pembayaran secara kredit. Ada dua faktur yaitu faktur penjualan dan faktur pembelian. Bagian-bagian yang ada di dalam faktur biasanya memuat Kop Dokumen, Dokumen dari, Keterangan Penagihan, Daftar Barang, Nilai Barang, syarat pembayaran, keterangan lainnya. Dan biasanya mempunyai rangkap tiga, yang pertama untuk pembeli, yang kedua untuk penjual, yang ketiga untuk buku faktur.

3. Nota Debit

Menurut KBBI pemberitahuan tentang perubahan kewajiban membayar nota kredit. surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat oleh pihak pembeli. Arti nota debit adalah mendebit (mengurangi) utang usaha pembeli yang harus mereka lunasi.

4. Nota Kredit

Yaitu surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga karena terjadinya kerusakan atau ketidaksesuaian kualitas barang yang terkirim dengan yang pesanan. Nota kredit mereka buat dan tertera tanda tangan penjual. Arti nota kredit adalah penjual mengkredit (mengurangi) piutang usaha yang akan mereka tagih ke pembeli.

5. Nota Kontan

Adalah tanda bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

6. Cek

Adalah surat perintah oleh pihak yang mempunyai dana dalam rekening di bank tertentu, agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang kepada pihak yang oleh pihak yang mempunyai rekening tunjuk.

7. Bilyet Giro

Yaitu surat perintah oleh pihak yang mempunyai dana di bank kepada bank agar memindahkan dana ke rekening tujuan tertentu.

8. Rekening Koran

Atau bisa juga disebut bukti mutasi kas di bank sebagai dasar pemeriksaan transaksi yang ada di rekening.

Analisis Bukti Transaksi

Analisis bukti transaksi adalah proses identifikasi keabsahan fisik dan penentuan akun serta pengaruhnya dengan akun yang lain.

Menentukan keabsahan fisik dapat kita lakukan dengan memeriksa prosedur, apakah yang kita lakukan dalam transaksi tersebut sesuai prosedur atau tidak.

Selanjutnya memeriksa pihak mana yang mengeluarkan bukti transaksi dan siapa yang menerimanya. Dan langkah terakhir adalah memeriksa perhitungan nilai uang dari transaksi.

Mekanisme Debet Kredit

Setelah mengidentifikasi keabsahan fisik, selanjutnya kita menentukan pencatatan bukti transaksi kedalam suatu akun, yang tentunya berpengaruh pada akun yang lain.

Pengaruh pencatatan ke dalam kolom debet ataupun kredit bisa kita lihat tabel di bawah ini;

Dalam tabel diatas kita dapat mengetahui apabila terjadi penambahan dan pengurangan nilai dari suatu kelompok akun.

Jika kelompok akun harta bertambah maka akan kita catat dalam kolom debet, jika kelompok akun harta berkurang maka akan kita catat dalam kolom kredit. Begitulah pembacaan tabel di atas.

Penutup

Selanjutnya bukti-bukti transaksi tersebut digunakan oleh bagian pembukuan untuk membuat dan atau memeriksa laporan keuangan.