Manfaat Google Calendar dalam Kegiatan Kerja

Prakata

Beberapa orang mempunyai ingatan yang kuat, mereka dengan mudah membuka memori ingatan itu dan mengerjakan seperti yang terekam dalam memori. Mereka juga dapat membuka kembali memori-memori itu dan menelaahnya ulang. Apakah yang telah mereka lakukan sudah benar? Apakah yang telah mereka lakukan perlu perbaikan? Mereka akan menuliskan kembali dalam ingatan mereka, dan menindaklanjuti di kemudian hari.

Tentu ada kelemahan jika hanya menggunakan memori pribadi dalam mengingat dan merencanakan aktivitas yang dijalankan, bahkan berbagi histori dan rencana kegiatan kepada rekan lain sangat dibutuhkan sebagai laporan, evaluasi kerja, serta rencana ke depan bersama.

Pengenalan Google Calendar

Banyak aplikasi dalam perangkat pintar yang dibuat untuk menjawab kebutuhan ini, salah satunya adalah Google Calendar. Pada dasarnya aplikasi ini adalah untuk pengelolaan waktu bagi orang yang mempunyai akun Google. Kita bisa membuat jadwal pertemuan dengan rekan kerja atau pelanggan. Fitur untuk mengingatkan jadwal yang telah kita buat juga ada di dalam aplikasi ini.

Tools Google Calendar

Google Calendar menggantikan kalender buku manual kita. Banyak tools yang bisa kita manfaatkan, karena aplikasi ini terintegrasi dengan aplikasi yang dikeluarkan Google yang lain.

1. Keep yang otomatis ada di Google Calendar, kegunaannya adalah untuk mencatat ide-ide kita atau catatan lainnya.
2. Task adalah daftar pekerjaan yang harus kita lakukan (to-do-list).
3. Kita bisa menambahkan sendiri add-on sesuai kebutuhan.

Cara Membuat Kegiatan

Klik Create dan temukan gambar seperti di bawah ini:

1. Buatlah judulnya, lebih tepat jika itu adalah undangan maka sesuaikan.
2. Kotak yang merah, hijau, kuning adalah jenis dari catatan dalam Google Calendar.
3. Kotak Event untuk mengundang pertemuan dengan rekan dan kita bisa menggunakan fitur nomor 5 sampai 8.
4. Kotak Task adalah catatan tugas kita, kita tidak bisa menggunakan sepenuhnya fitur 5 sampai 8.
5. Kotak Reminder adalah untuk mengingatkan kegiatan yang akan kita lakukan.

Pengalaman Pribadi

Dalam menggunakan Google Calendar, saya selalu menggunakan kotak Event, walaupun itu bentuk tugas. Karena dalam kotak ini semua fitur bisa dipakai. Terlebih ketika membuat tugas pekerjaan yang bisa meletakkan file di dalamnya sekalian mengirimnya ke atasan atau rekan kerja. Walaupun bentuk email dari laporan tersebut adalah undangan, tetapi setiap catatan dan file bisa dilihat oleh yang menerima. Sayang sekali ini adalah salah satu kekurangan dari kotak Task yang tidak bisa melampirkan file pekerjaan.

Ada histori kerja yang bisa kita lihat jika dibutuhkan. Catatan event bisa melampirkan file hasil kerja waktu itu, yang memudahkan langkah pertama dalam evaluasi. Dengan melihat histori kerja jam sekian ke jam sekian dengan hasil yang demikian, kita bisa mengetahui potensi kinerja yang telah kita lakukan, dan memungkinkan di kemudian hari untuk ditingkatkan.

Itulah beberapa manfaat dari penggunaan Google Calendar bagi saya. Mungkin dari kalian yang membaca sudah berpengalaman tentang Google Calendar ini, bisa kalian bagikan melalui komentar di bawah.